Wenn das Leben mal wieder dazwischen kommt: Wir wissen häufig nur, was dringend, aber nicht, was wichtig ist

Wenn das Leben mal wieder dazwischen kommt: Wir wissen häufig nur, was dringend, aber nicht, was wichtig ist

Das sogenannte Eisenhower-Prinzip ist nach dem ehemaligen U.S. Präsidenten Dwight David „Ike“ Eisenhower, dem 34. US-Präsidenten (1953-1961) benannt und in der Literatur der Zeitmanagementratgeber ein alter Hut.

Angeblich hat Eisenhower alle seine Aktivitäten und Aufgaben nach diesem Prinzip systematisiert. Wenn auch nicht belegt ist, dass er es tatsächlich angewandt oder gelehrt hat, ist es eine Möglichkeit, anstehende Aufgaben in Kategorien einzuteilen und ein effizientes Zeitmanagement anzugehen. So kann man dem Leben und der Arbeit die „richtige Richtung“ geben. Nach dem Eisenhower-Prinzip werden die wichtigen Aufgaben zuerst erledigt und unwichtige Dinge aussortiert. Klingt gut, einfach und nachvollziehbar! Und praktisch betrachtet?

Das „klassische“ Eisenhower-Prinzip

Anhand der Kriterien Wichtigkeit (wichtig/nicht wichtig) und Dringlichkeit (dringend/nicht dringend) ergeben sich vier Kombinationsmöglichkeiten – man könnte sie auch als  „Aufgabentypen“ bezeichnen. Diese vier Aufgabentypen werden A-, B-, C- und D-Aufgaben genannt und sind charakterisiert durch ein Mehr oder Weniger an Wichtigkeit und Dringlichkeit. Jedem Aufgabentyp wird darauf aufbauend eine sinnvolle Art der Bearbeitung zugeordnet.

Ein Beispiel: A-Aufgaben sind sowohl wichtig als auch dringend. Hier ist also eindeutig hoher Handlungsbedarf gegeben, diese Aufgaben sollten sofort erledigt werden. Ein weiteres Beispiel: Aufgaben, die zwar dringend, aber nicht wichtig sind – sogenannte C-Aufgaben – sind eben nicht „sofort zu erledigen“, sondern vielmehr zu delegieren. Was könnten das für Aufgaben sein? Zum Beispiel die Buchhaltung, der Versand eines wichtigen Schriftstückes, der Monatsbericht. Alles Aufgaben, die sich gut delegieren lassen. Aufgaben, die nicht zwangsläufig höchstpersönlich abgearbeitet werden müssen. Was sagt uns das Eisenhower-Prinzip noch? Dass nicht jede wichtige Aufgabe dringend ist – B-Aufgaben bitte terminieren, also auf Wiedervorlage und bis dahin unberücksichtigt lassen. D-Aufgaben werden nicht erledigt: Was weder wichtig noch dringend ist, sollte unserer Aufmerksamkeit nicht binden. Mut zur Lücke ist hier angesagt!

Unter dem Strich alles ganz einfach, eindeutig und nachvollziehbar. Umso mehr stellt sich uns in der Beratungspraxis die Frage, warum es in der konkreten Umsetzung für viele Menschen so schwierig oder gar unmöglich ist, diesem Prinzip zu folgen. Warum so viele Menschen von ihren Aufgaben „aufgefressen“ werden, noch immer maximal gestresst sind und die Burnout-Quoten weiter steigen? Wenn es mit dem Eisenhower-Prinzip doch so viel einfacher sein könnte. Und wieso gelingt es manchen Menschen dann wiederum doch, das Prinzip erfolgreich anzuwenden? Es lohnt sich offensichtlich, zu hinterfragen: Stimmt etwas nicht mit dem Eisenhower-Prinzip?

Der „blinde Fleck“ am Eisenhower-Prinzip: Die unbewusste innere Haltung

Fangen wir mal mit einer simplen Frage an – simpel, weil das Eisenhower-Prinzip sie als scheinbar einfach zu beantworten voraussetzt: Was im Leben ist wirklich wichtig? Und schon drängt sich die Gegenfrage auf: Wichtig gemessen woran?

Wenn wir ernsthaft darüber nachdenken, dann wird schnell deutlich, dass die Antwort darauf – wichtig, gemessen woran – höchst individuell sein muss. Doch könnten Sie sofort in einem Satz zusammenfassen, was ihnen heute, hier und jetzt wirklich wichtig ist? Und vor allem, warum dem so ist? In unserer Beratungspraxis erleben wir, dass dies den meisten Menschen nicht „mal eben“ gelingt. Und selbst wenn eine Antwort greifbar ist, verwässert diese klare Sicht sehr leicht in alltäglichen Situationen, wo viele wichtige und dringende Dinge miteinander konkurrieren.

Diese Unklarheit, diese Verwässerung im Alltag, führt häufig dazu, dass wir die wirklich wichtigen Dinge nicht tun. Obwohl wir es uns immer wieder fest vornehmen. Dann kommt einem mal wieder „das Leben dazwischen“. Das Leben mit seinen vielen Dringlichkeiten, die wir vermeintlich nicht delegieren oder vertagen können. Und wir uns hin und wieder sogar mit  D-Aufgaben selber degradieren. Zurück bleibt dann am Ende des Tages ein diffuses Unbehagen – das Gefühl, bei all der Anstrengung und all dem Tun, seine Aufgaben doch nicht erfüllt zu haben. Warum fühlt sich das so an? Weil unser Tun (Stichwort Dringlichkeit) nicht unserem inneren Sein (Stichwort Wichtigkeit) entspricht. Was bedeutet das? Es bedeutet, dass das, was wir im Alltag konkret machen, unserer inneren Wert-/Haltung widerspricht. Wir tun und leben nicht das, was uns etwas „wert“ ist – denn unsere Werte stecken hinter dem, was wichtig ist.

Wie kann man sich denn nun auf Werte-Kurs halten, ohne Verwässerung bei den wichtigen Dingen bleiben?

Versuchen Sie es mal mit der folgenden praktischen Übung. Wir setzen sie in unserer Arbeit ein, wenn es darum geht, alltägliche Aufgaben in Einklang mit der inneren Haltung zu bringen. Für ein Mehr an Sensibilität gegenüber der eigenen Wert-Haltung und Fokussierung auf Wichtiges.

Unsere Eisenhower-Werte-Übung Step-by-Step

1)    Listen Sie alle Aufgaben der kommenden Woche auf, die Sie erledigen möchten. Behalten Sie dabei insbesondere Teilaufgaben im Blick, die mit mittel- und langfristigen Zielen verbunden sind.

2)    Ordnen Sie die Aufgaben Ihrem Empfinden nach dem jeweiligen Quadranten des Eisenhower-Prinzips zu.

3)    Schauen Sie sich Ihre Quadranten und alle Aufgaben nochmal in Ruhe an und überlegen Sie, welcher Wert mit der jeweiligen Aufgabe verbunden ist. Notieren Sie hinter jeder Aufgabe den entsprechenden Wert. Unser Tipp: Dieser Arbeitsschritt lässt sich besonders gut mit den HGQM-Wertekarten bearbeiten.  

4)    Überarbeiten Sie die Zuordnung der Aufgaben nochmal mit Fokus auf die Werte, für die die verschiedenen Aufgaben stehen. Welche Werte – und damit welche Aufgaben – sind Ihnen wirklich etwas wert, sind wichtig?

5)    Vergleichen Sie Ihre ursprüngliche Zuordnung mit der nun überarbeiteten Version. Was hat sich verändert? Haben die wichtigen Dinge ihren Quadranten gefunden?

6)    Erstellen Sie auf dieser Basis eine To-Do-Liste für die kommende Woche. Und notieren Sie auch die D-Aufgaben, um die Sie sich einfach gar nicht mehr kümmern müssen.

Viel Spaß beim Ausprobieren und Aussortieren!

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